W związku z zatrudnieniem nowego pracownika pracodawca musi uporać się z realizacją licznych obowiązków. Poniżej wyjaśniamy krok po kroku jak wygląda proces zatrudniania pracownika na umowę o pracę w świetle obowiązujących przepisów. Zapraszamy do zapoznania się z instrukcją, w której można znaleźć wiele przydatnych porad dotyczących najważniejszych formalności, jakich bezwzględnie trzeba wtedy dopełnić.
Zatrudnianie pracowników na umowę o pracę – o czym trzeba pamiętać?
Proces zatrudniania pracownika składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich jest oczywiście wybór konkretnego kandydata w wyniku przeprowadzonego procesu rekrutacyjnego.
Pracodawca pobiera od kandydata, a następnie pracownika dane osobowe niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, takie jak: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Zanim nastąpi moment dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca wysyła go na badania lekarskie i ponosi związane z tym koszty. Na podstawie wystawionego skierowania lekarz medycyny pracy przeprowadza u konkretnej osoby jedynie takie badania, które są wymagane na dane stanowisko, a na koniec wystawia stosowne orzeczenie.
Kluczowy aspekt stanowi podpisanie umowy o pracę (w dwóch egzemplarzach), z zachowaniem formy pisemnej tego dokumentu. Niezastosowanie się pracodawcy do tej wytycznej może skutkować karą grzywny w wysokości od 1000 do nawet 30000 złotych. Istnieje możliwość zawarcia umowy o pracę na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony. Każdorazowo powinna ona określać elementy takie jak: strony, rodzaj umowy i data jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy (np. wynagrodzenie wraz ze wskazaniem jego składników, czy miejsce wykonywania pracy i termin jej rozpoczęcia). Ponadto wymagane jest przekazanie pracownikowi najważniejszych informacji, m.in. tych o zakresie jego obowiązków oraz funkcjonujących w firmie regulacjach wewnętrznych, do których odtąd musi się stosować.
Ponadto przed przystąpieniem do realizacji swoich obowiązków zawodowych pracownik musi wziąć udział w szkoleniu BHP (wstępnym i dotyczącym stanowiska pracy), przeprowadzonym przez wykwalifikowaną osobę, która posiada ku temu odpowiednie uprawnienia. Jeśli praca na danym stanowisku wymaga dodatkowej ochrony, niezbędne jest przekazanie zatrudnionemu środków ochrony indywidualnej (np. odzieży roboczej). Pracownik musi również otrzymać sprzęt i narzędzia niezbędne do pracy, a do 7 dni ma zostać poinformowany o warunkach zatrudnienia.
Kolejnym obowiązkiem, jaki ciąży w takiej sytuacji na barkach pracodawcy, jest zgłoszenie pracownika do ZUS, czyli do ubezpieczeń społecznych (emerytalnego, rentowego, wypadkowego oraz chorobowego) i ubezpieczenia zdrowotnego. Należy uczynić to w terminie 7 dni od daty zatrudnienia.
Pracodawca jest również zobligowany do utworzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz prowadzenia ich i przechowywania zgodnie z ustalonymi zasadami. Można czynić to zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Komplet takiej dokumentacji pracowniczej zawsze musi zostać podzielony na cztery części – A, B, C oraz D, co sprzyja odpowiedniemu uporządkowaniu. Więcej informacji na temat prawidłowego prowadzenia akt osobowych pracowników znajduje się w jednym z naszych wcześniejszych wpisów blogowych.
Zatrudnianie pracowników krok po kroku – podsumowanie
Zaprezentowane powyżej wskazówki podpowiadają, jak zatrudnić pracownika na umowę o pracę zgodnie z prawem! W celu znalezienie dodatkowych informacji dotyczących tej tematyki warto szczegółowo zapoznać się z treścią kilku aktów normatywnych, które regulują między innymi te kwestie. Będą to przede wszystkim przepisy zawarte w Kodeksie pracy, Kodeksie cywilnym, ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.