Obowiązkiem sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego są objęte wszystkie podmioty prowadzące księgi handlowe w oparciu o Ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591 ze zm.) wymienione w art. 2 powyższej ustawy. Dopełnienie tego obowiązku spoczywa na kierowniku jednostki zobowiązanej do przygotowania i przesłania sprawozdania finansowego w wersji elektronicznej odpowiednio do KRS lub KAS.
W zależności od podjętej uchwały zarządu okres objęty sprawozdaniem finansowym może pokrywać się z rokiem kalendarzowym lub obejmować okres dowolnie wybranych dwunastu miesięcy działalności jednostki. W określonych przypadkach sprawozdanie finansowe przygotowuje się za okres krótszy niż dwanaście miesięcy (np. na dzień likwidacji podmiotu) lub dłuższy niż dwanaście miesięcy (np. w przypadku nowo powstałych jednostek rozpoczynających działalność w drugiej połowie roku kalendarzowego).
Sprawozdanie finansowe – czego dotyczy ten dokument? Z jakich elementów musi się on składać? Jak poprawnie go sporządzić ? Jakie terminy obowiązują? Poniżej znajdują się najważniejsze informacje na ten temat – warto się z nimi zapoznać!
Czym jest sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe – to dokument przedstawiający sytuację finansowo-majątkową jednostki, przygotowany w języku polskim i walucie polskiej, w sposób ustrukturyzowany, z zachowaniem zasady porównywalności. Przygotowanie sprawozdania finansowego ma na celu dostarczenie pakietu rzetelnych, pewnych oraz jasnych informacji dotyczących kondycji finansowej i majątkowej jednostki. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień bilansowy. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jest to 31 grudnia.
W Polsce nadrzędnym aktem prawnym w oparciu, o który przygotowuje się roczne sprawozdanie finansowe, jest Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591 ze zm.). W przypadkach nieuregulowanych w ustawie lub w sytuacji, gdy jednostka w sprawozdaniu finansowym zamierza przedstawić bardziej szczegółowy zakres informacji, zaleca się korzystanie z Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Do obowiązkowego stosowania MSR ustawa zobowiązuje tylko jednostki wymienione w art. 55 ust. 5, w pozostałych przypadkach kierownik jednostki na mocy uchwały podejmuje decyzję o sposobie sporządzania sprawozdania finansowego.
Sprawozdania finansowe stanowią dla odbiorców (zewnętrznych i wewnętrznych) ważne źródło informacji, dlatego powinny być przygotowane z zachowaniem nadrzędnych zasad rachunkowości takich jak: przydatność, wierna prezentacja, zrozumiałość, neutralność, istotność, jednolitość, ostrożność, kompletność, sprawdzalność, terminowość oraz porównywalność.
Jakie elementy wchodzą w skład sprawozdania finansowego?
Sprawozdanie finansowe musi składać się ze ściśle określonych przez ustawodawcę elementów. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości będzie to:
- bilans – (stan aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy),
- rachunek zysków i strat – (oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy),
- informacja dodatkowa – (która zawiera między innymi opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego).
Do sprawozdania finansowego trzeba dołączyć:
- uchwałę zatwierdzającą te dokumenty,
- sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane – dotyczy m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych),
- uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
- opinie/sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).
Jaką formę ma mieć sprawozdanie finansowe?
Zarząd jednostki obowiązanej do przygotowania rocznego sprawozdania finansowego, na mocy uchwały, przed podjęciem prac nad sprawozdaniem, podejmuje decyzję czy podmiot będzie korzystać z uproszczeń, jakie daje Ustawa o rachunkowości, czy też sprawozdanie zostanie przygotowane w pełnej wersji w oparciu o Załącznik nr 1 do Ustawy. W odniesieniu do podjętej uchwały jednostka przygotowuje sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonym przez Ministerstwo Finansów. Sprawozdanie finansowe w postaci pliku XML należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Wymóg ten obowiązuje od 1 października 2018 roku.
Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej podpisuje:
- kierownik jednostki oraz
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe podpisuje co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Pozostałe osoby muszą jednak wcześniej złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie albo odmówić złożenia takich oświadczeń.
Sprawozdanie finansowe – o jakich terminach trzeba pamiętać?
W 2022 roku terminy dotyczące przygotowania i zatwierdzenia rocznych sprawozdań finansowych zostały wydłużone (wpłynęła na to między innymi pandemia COVID-19). W efekcie zobowiązane do tego podmioty mają więcej czasu na dopełnienie wszelkich formalności dotyczących sprawozdań finansowych za rok 2021. Dokument ten należy sporządzić i podpisać do 30 czerwca br. (standardowy termin to 31 marca), natomiast jego zatwierdzenie powinno nastąpić najpóźniej do 30 września 2022 r. Sprawozdanie finansowe należy przesłać do KRS lub KAS (podmioty niewpisane do KRS np. fundacje i stowarzyszenia) w terminie do 15 dni od dnia jego zatwierdzenia.