Księga Przychodów i Rozchodów – czym jest i jak ją prowadzić?

Terminowe rozliczanie się z urzędem skarbowym jest jednym z podstawowych obowiązków, jaki spoczywa na barkach przedsiębiorców. W celu zgodnego z prawem ewidencjonowania przychodów i kosztów, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą oni korzystać z Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), która jest przykładem tak zwanej uproszczonej księgowości. Jakimi cechami charakteryzuje się taka forma ewidencji księgowej? Kto (i na jakich zasadach) ma prawo się nią posługiwać? Sprawdź najważniejsze wiadomości na temat Księgi Przychodów i Rozchodów.

Księga Przychodów i Rozchodów – podstawowe informacje

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów służy do chronologicznego rejestrowania wszystkich przychodów osiągniętych w ramach działalności gospodarczej oraz poniesionych w związku z tym kosztów (wydatków). Na jej podstawie ustala się podstawę opodatkowania, jednocześnie pełni ona funkcję informacyjną. To forma prowadzenia ewidencji księgowej, która jest wybierana głównie przez małych przedsiębiorców. Dokonywanie zapisów w KPiR powinno następować na bieżąco.

Aktualne przepisy wskazują, że Księga Przychodów i Rozchodów może przyjmować zarówno postać tradycyjną, czyli papierową, jak i nowoczesną, a więc elektroniczną (stosuje się do tego specjalny program komputerowy gwarantujący bezpieczeństwo danych). Obowiązek założenia KPiR następuje 1 stycznia każdego nowego roku podatkowego albo w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej, jeśli odbywa się to w trakcie roku. Księga ta może być przechowywana w miejscu wykonywania działalności, siedzibie podatnika albo w biurze rachunkowym (w przypadku, gdy to jemu powierzono jej prowadzenie).

Kto powinien prowadzić KPiR?

Korzystanie z KPiR nie dotyczy wszystkich podatników. Wyliczenie podmiotów, które muszą prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów, jest zawarte w ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Artykuł 24a tego aktu prawnego wskazuje, że obowiązek ten dotyczy: osób fizycznych, przedsiębiorstw w spadku, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, które wykonują działalność gospodarczą.

W celu stosowania ewidencji księgowej w postaci KPiR niezbędne jest spełnienie jeszcze dwóch dodatkowych warunków. Pierwszy z nich to rozliczanie podatku na zasadach ogólnych, według skali podatkowej albo liniowo. Natomiast drugi wskazuje, że przychody konkretnego podmiotu nie powinny przekraczać 2 000 000 euro (chodzi oczywiście o równowartość tej kwoty wyrażoną w złotówkach).

Taką uproszczoną księgowość muszą stosować również osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i na warunkach zlecenia oraz prowadzące tak zwane działy specjalne produkcji rolnej. Do tej grupy należą także duchowni, jeśli nie korzystają ze zryczałtowanego podatku dochodowego.

Jak zbudowana jest Księga Przychodów i Rozchodów?

W kontekście prowadzenia KPiR bardzo ważną rolę odgrywa wydane w tej sprawie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 grudnia 2019 roku. Zawarto w nim podstawowe zasady dotyczące poprawnej konstrukcji tej ewidencji. Ogromną pomoc stanowi między innymi zaprezentowany tam wzór Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (przyjmujący postać rozbudowanej, złożonej z kilkunastu kolumn tabelki) wraz z niezbędnymi objaśnieniami. Pokazuje to, że budowa KRiP jest ustandaryzowana, a zakres danych, które muszą być w niej zawarte, ustalony z góry.

Księga przychodów i rozchodów – podsumowanie

Aby Księga Przychodów i Rozchodów w rzeczywistości spełniała swoją funkcję, należy prowadzić ją w sposób kompletny, dokładny, trwały, czytelny, prawidłowy oraz zgodny z obowiązującymi przepisami. Każdy zamieszczany w niej zapis i przedstawiany dowód księgowy (np. faktura VAT, raport fiskalny, czy potwierdzenie wniesienia opłaty), ma w pełni odzwierciedlać stan rzeczywisty i musi być zgodny z prawdą. Błędy, które ewentualnie się pojawią, zawsze powinny zostać właściwie skorygowane.

Prowadzenie KPiR jest odpowiedzialnym zadaniem, któremu należy poświęcić wiele uwagi. Kluczowa w tym kontekście jest skrupulatność i systematyczność oraz wiedza na temat aktualnych zasad związanych ze sporządzaniem tego typu dokumentacji. W celu uniknięcia pomyłki warto oddelegować te działania w ręce profesjonalnego biura rachunkowego.