Krajowy System e-Faktur – co warto o nim wiedzieć?

Mamy 2022 rok, a więc Krajowy System e-Faktur stał się faktem. Na czym dokładnie polega? W jakim celu powstał? Czy narzędzie to jest obowiązkowe dla wszystkich podmiotów? Jakie korzyści wynikają ze stosowania w praktyce KSeF? Mnożą się pytania dotyczące korzystania z tego nowego rozwiązania, dlatego już teraz zapoznaj się z krótką charakterystyką Krajowego Systemu e-Faktur.

Czym jest i jak działa Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – inaczej określany jako Centralny Rejestr Faktur lub Centralna Baza Faktur – jest platformą cyfrową służącą do elektronicznej wymiany danych, której główne funkcje to: wystawianie, otrzymywanie, udostępnianie, przechowywanie oraz archiwizowanie tak zwanych faktur ustrukturyzowanych. Ponadto za pośrednictwem tego ogólnopolskiego systemu teleinformatycznego możliwe jest oznaczanie tych faktur specjalnie przydzielonym numerem identyfikacyjnym, jak również bieżące analizowanie i kontrolowanie zamieszczanych w nich informacji. KSeF będzie także przesyłał do określonych podmiotów różne powiadomienia oraz komunikaty.

Celem Krajowego Systemu e-Faktur jest przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce, zapewnienie łatwiejszego dostępu do faktur zamieszczanych odtąd w jednolitym rejestrze oraz zminimalizowanie nieprawidłowości pojawiających się w związku z rozliczaniami podatku od towarów i usług (VAT). Ponadto funkcjonowanie tego rodzaju systemu ma za zadanie obniżyć koszty przetwarzania dokumentacji księgowej.

Od kiedy obowiązuje Krajowy System e-Faktur?

Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem dobrowolnym, a więc takim, z którego na razie podatnicy mogą, choć jeszcze nie muszą korzystać. Termin obligatoryjnego wprowadzenia KSeF dla przedsiębiorców jest na ten moment szacowany na początek 2023 roku. Jednak, aby elektroniczne fakturowanie stało się obowiązkowe, należy zaczekać na uzyskanie odpowiedniej decyzji derogacyjnej od Komisji Europejskiej.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to rodzaj faktury wystawianej przez przedsiębiorców i przesyłanej właśnie za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Występuje ona w ustandaryzowanym, ściśle określonym formacie (xml), a jej struktura logiczna musi być zgodna z oficjalnymi wzorami zaprezentowanymi w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Na początkowym etapie wdrażania KSeF tego typu faktury będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z trzech możliwych do wyboru form dokumentowania przeprowadzanych transakcji (jednocześnie z tradycyjnymi, papierowymi fakturami oraz tymi elektronicznymi).

Jakie są zalety wdrożenia KSeF?

Główne zachęty do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur to między innymi:

  • szybszy zwrot VAT dla podatników – termin skrócony z 60 na 40 dni,
  • wygoda wynikająca z zautomatyzowania procesu przepływu dokumentów,
  • mniej danych do przesyłania – podatnik nie będzie musiał przekazywać JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
  • usprawnienie przetwarzania faktur w systemach księgowych,
  • ograniczenie działań podatników prowadzących nieuczciwą działalność,
  • pewność, że dokumentacja dotarła do odbiorcy,
  • przyspieszenie obrotu gospodarczego,
  • wzrost bezpieczeństwa (m.in. tego interpretacyjnego, wynikającego ze standaryzacji),
  • unikanie kłopotów związanych z zaginionymi lub zniszczonymi fakturami (brak konieczności wydawania ich duplikatów),
  • uproszczenie zasad sporządzania korekty VAT,
  • mniej obowiązków – przedsiębiorca nie będzie musiał samodzielnie zajmować się archiwizacją dokumentacji.

Krajowy System e-Faktur – podsumowanie

Polska, wprowadzając taką nowoczesną usługę e-administracyjną, będzie czwartym państwem należącym do Unii Europejskiej (zaraz po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii), które zdecydowało się na wykonanie tego kroku. Krajowy System e-Faktur to zaawansowane technologicznie rozwiązanie, które stanowi kolejną fazę cyfryzacji polskiego systemu podatkowego i równocześnie zachęca kolejne grupy społeczne do świadomego korzystania z dobrodziejstw wirtualnego świata.