Na barkach pracodawców ciążą liczne obowiązki. Jednym z nich jest założenie, prowadzenie i aktualizowanie akt osobowych poszczególnych pracowników oraz przechowywanie ich przez czas wskazany w odpowiednich aktach normatywnych. Kluczowe znaczenie w tym kontekście ma Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Poprawność w tym zakresie odgrywa istotną rolę, ponieważ znajdujące się tam dane mają duże znaczenie, gdy dojdzie do ewentualnych sporów pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Co wchodzi w skład akt osobowych pracownika?
Akta osobowe wraz z dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy tworzą dokumentację pracowniczą. Typowa jest dla nich przejrzystość oraz logiczny układ: od 1 stycznia 2019 roku akta składają się z czterech części oznaczanych kolejnymi literami alfabetu – A, B, C oraz D:
- część A – dokumenty zgromadzone na etapie ubiegania się o zatrudnienie na danym stanowisku np. Świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, czy dyplom ukończenia szkoły
- część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia konkretnego pracownika np. umowa o pracę,
- część C – dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy) np. Świadectwo pracy
- część D – dokumenty zawierające informacje o ponoszonej przez pracownika odpowiedzialności np. odpis zawiadomienia o ukaraniu.
Akta osobowe pracowników – zasady prowadzenia
Pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika (niezależnie od tego, jak liczny jest jego zespół). Może robić to na dwa sposoby: tradycyjnie, czyli w postaci papierowej albo w formie elektronicznej. Dla lepszej organizacji wskazane jest czynienie tego z zachowaniem porządku chronologicznego. Ponadto zaleca się numerować poszczególne dokumenty oraz tworzyć pełne wykazy oświadczeń oddzielnie dla każdej z wydzielonych części. Warto również zwracać uwagę, aby pojedyncze elementy składające się na akta pracownicze były grupowane tematycznie – w razie zaistnienia takiej potrzeby znacznie ułatwi to znalezienie niezbędnych informacji.
Co grozi pracodawcom, którzy pomimo nałożonego na nich obowiązku, nie prowadzą dokumentacji pracowniczej albo robią to niewłaściwie? Zgodnie z obowiązującymi przepisami normatywnymi podlegają oni karze grzywny od 1000 do 30000 złotych.
Okres archiwizacji akt osobowych pracownika – ile trwa?
W 2019 roku zostało wprowadzonych kilka istotnych zmian w zakresie prowadzenia akt osobowych. Za kluczowe przekształcenie uznaje się skrócenie czasu ich przechowywania. Dotąd był to okres zatrudnienia oraz następne 50 lat (stosunki pracy nawiązane do dnia 31 grudnia 1998 r.), natomiast obecnie pracodawca ma obowiązek archiwizować dokumentację pracowniczą przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpi zakończenie stosunku pracy (dotyczy pracowników zatrudnionych pracowników po 1 stycznia 2019 r.). Wyjątkiem są sytuacje, kiedy odrębne przepisy wskazują dłuższy okres.
Jedno pozostaje niezmienne – pracodawca ma przechowywać dokumentację w takich warunkach, aby nie doprowadzić do jej uszkodzenia lub zniszczenia. Niezbędne jest spełnienie warunków takich jak: zagwarantowanie zachowania poufności, integralności, kompletności oraz dostępności dokumentów dotyczących pracownika.
Prowadzenie akt osobowych pracownika – podsumowanie
Należyte prowadzenie akt osobowych wiąże się z koniecznością zachowania odpowiedniej staranności oraz zwracania uwagi na zmieniające się przepisy dotyczącej tej materii. Mało tego, każdy pracodawca musi pamiętać, aby wraz ze świadectwem pracy poinformować konkretnego pracownika o okresie przechowywania jego dokumentacji. Jednocześnie niezbędne jest poinstruowanie, że w ciągu miesiąca kalendarzowego następującego po tym czasie, zachodzi możliwość jej odbioru. Gdy w tym terminie to nie nastąpi, pracodawca musi zniszczyć dokumentację należącą do konkretnego pracownika w ciągu 12 miesięcy.